2025沈阳机器人大会会议服务项目招标公告

服务清单

本项目具体服务内容及要求如下：

一、场地需求

1.1场地租赁服务内容

负责与新世界酒店及绿城喜来登酒店确定会场租赁细节，并承接一切与租赁有关的项目。

1.2开幕式及主旨论坛场地租赁

1.场地搭建：2025年10月16日

2.使用时间：2025年10月16日-17日

3.场地需求：新世界酒店，会议厅面积1000平方米。

1.3首发产品及创新技术项目洽谈活动场地租赁

1.场地搭建：2025年10月16日

2.使用时间：2025年10月16日-17日

3.场地需求：新世界酒店，面积400平方米。

1.4贵宾室租赁

1.使用时间：2025年10月17日

2.场地需求：新世界酒店，贵宾室可容纳20人以上。

1.5聚智·创变·共赢—机器人产业交流会场地租赁

1.使用时间：2025年10月17日

2.场地需求：新世界酒店，会议厅可容纳200人以上。

1.6合志而生 聚智同行—机器人应用技术创新论坛场地租赁

1.使用时间：2025年10月17日

2.场地需求：新世界酒店，会议厅可容纳100人以上。

1.7协调机器人+赋能新质生产力现场交流会场地

1.使用时间：2025年10月17日

2.场地需求：沈阳新松机器人自动化股份有限公司三期智慧园。

1.8欢迎晚宴场地租赁

1.使用时间：2025年10月16日

2.场地需求：绿城喜来登酒店，满足200人用餐宴会厅。

1.9协调智能制造企业沈阳行之走进科研院所、大学、企业及区县场地

1.使用时间：2025年10月18日

2.场地需求：投标人需承诺负责协调活动涉及场地，包括但不限于：中国科学院沈阳自动化研究所、东北大学、沈阳方城（沈河区）、中德产业园（铁西区）、中国工业博览馆（铁西区）、华晨宝马铁西工厂（铁西区）、浑南科技城（浑南区）、沈阳新松机器人自动化股份有限公司等（投标文件中须提供承诺函并加盖投标人公章，格式自拟）。

注：投标人在投标文件中应提供选取的星级酒店或场馆的地址、简介，以及场地预定证明材料（加盖投标人公章）；并且，提供选定的欢迎晚宴、开幕式及主旨论坛、两个分论坛、项目洽谈区、贵宾室等活动场地的照片并附所在楼层、面积等简要说明。

二、设计与执行需求

2.1整体设计理念及设计方案

按照大会举办背景、目的意义，结合大会“新质引领发展 智造链接未来”主题，投标文件中要求提供整体设计理念及设计方案，方案中要有效利用声、光、电等现代科技技术手段，突出大会的融展示性、科技性和实用性，形成简洁、明快、大方、流畅的整体风格。

2.2大会主视觉（logo）

按照大会举办背景、目的意义，结合大会“新质引领发展 智造链接未来”主题，设计大会主视觉（logo），投标文件中要求提供设计方案、平面设计图、多角度3D效果图。

2.3大会开幕式及主旨论坛

1.结合大会“新质引领发展 智造链接未来”主题，投标文件中要求提供大会开幕式及主旨论坛设计与执行方案（包括会议议程等）、平面设计图、多角度3D效果图。

2.搭建LED屏幕：屏幕尺寸不小于88平方米（P2.5），屏幕带导播处理器、高清分路输出等设备，所需LED全彩屏设备亮度程度一致，色彩还原率一致。

3.安装灯光及音响：包括但不限于LED灯、光束灯、面光灯、灯光架、灯光操控台等设备安装；包括但不限于音箱、调音台、功放、效果器、均衡器、隔离器等设备安装。

4.搭建舞台：尺寸不小于长:9米×宽3.5米，并提供舞台、讲台及讲台装饰，将讲台与主视觉同步，提供鹅颈麦及翻页笔，现场项目签约设备。

5.现场安置沙发不少于30个，适量课桌及配套座椅不少于400把。

6.搭建同传翻译室3间、媒体采访1间（长5米×宽4米×高2.8米、木结构、矿棉板吊顶，沙发，电视）。

7.提供同声传译设备（同传发射主机1台、中央控制器1台、译员机6台、辐射板4块、接收机400台）。

8.提供摄影器材一套。

2.4首发产品及创新技术项目洽谈活动

1.结合大会“新质引领发展 智造链接未来”主题，投标文件中要求提供设计与执行方案、产品搬运方案、平面设计图、多角度3D效果图、巡馆路线图等。

2.根据采购人提供的企业需求，有针对性设计产品摆放方案，设计、制作、摆放企业及产品宣传展板。整体设计搭建要符合低碳、环保、绿色理念，设计方案中要具有相关材料材质说明。

3.每家企业规划项目洽谈区，配备1-2张洽谈桌、每桌配4把椅子、1台55寸电视。

4.安装必要电器设备（插排等）。

2.5聚智·创变·共赢—机器人产业交流会

1.结合大会“新质引领发展 智造链接未来”主题，投标文件中要求提供交流会设计与执行方案（包括会议议程等）、平面设计图、多角度3D效果图。

2.搭建LED屏幕：屏幕尺寸不小于50平方米（P3），屏幕带导播处理器、高清分路输出等设备，所需LED全彩屏设备亮度程度一致，色彩还原率一致。

3.安装灯光及音响：包括但不限于LED灯、光束灯、面光灯、灯光架、灯光操控台等设备安装；包括但不限于音箱、调音台、功放、效果器、均衡器、隔离器等设备安装。

4.搭建舞台：尺寸不小于长7米×宽3.5米，并提供舞台、讲台及讲台装饰，提供鹅颈麦及翻页笔。

5.现场安置沙发不少于15个，适量课桌及配套座椅不少于200把。

6.提供摄影器材一套。

2.6合志而生 聚智同行—机器人应用技术创新论坛

1.结合大会“新质引领发展 智造链接未来”主题，投标文件中要求提供交流会设计与执行方案（包括会议议程等）、平面设计图、多角度3D效果图。

2.搭建LED屏幕：屏幕尺寸不小于50平方米（P3），屏幕带导播处理器、高清分路输出等设备，所需LED全彩屏设备亮度程度一致，色彩还原率一致。

3.安装灯光及音响：包括但不限于LED灯、光束灯、面光灯、灯光架、灯光操控台等设备安装；包括但不限于音箱、调音台、功放、效果器、均衡器、隔离器等设备安装。

4.搭建舞台：尺寸不小于长7米×宽3.5米，并提供舞台、讲台及讲台装饰，提供鹅颈麦及翻页笔。

5.现场安置沙发不少于15个，适量课桌及配套座椅不少于100把。

6.提供摄影器材一套。

2.7机器人+赋能新质生产力现场交流会

1.结合大会“新质引领发展 智造链接未来”主题，投标文件中要求提供交流会设计与执行方案（包括交流会议程、参观路线图、接待方案等）、平面设计图、多角度3D效果图。

2.设计、制作、摆放相关展板。

2.8欢迎晚宴

1.结合大会“新质引领发展 智造链接未来”主题，投标文件中要求提供设计与执行方案（包括晚宴流程、接待方案、餐桌摆放方式等）、平面设计图、多角度3D效果图。

2.配备LED屏幕、大线阵音响及灯具、无线麦克风等设备。

3.设计、制作、摆放导示牌、大会简介等相关展板。

2.9公共区域搭建

1.设计、制作、摆放会议指南平面图2个，尺寸:长8米×高5米。

2.设计、制作、摆放观众接待登录扫码填表台10个（双面画面），尺寸:长2.5米×宽0.5米×高1米。

3.设计、制作、摆放大会欢迎板5个，尺寸:长8米×高5米。

4.设计、制作、摆放大会导示牌20个（竖板、双面画面），尺寸:长1米×高2.5米。

5.设计、制作、安装路旗200面（青年大街沿线悬挂4天），尺寸：长0.7米×2.4米。

6.设计、制作、摆放大会水柱旗20面。

三、会议服务需求

3.1嘉宾邀请

1.开幕式及主旨论坛嘉宾邀请

（1）承诺邀请嘉宾不少于400人。

（2）承诺邀请国内外机器人及自动化领域院士并发表演讲不少于5人。

（3）承诺邀请国内外机器人及自动化领域专家、学者（《沈阳市人才认定标准》中的A类、B类、C类人才）并发表演讲不少于10人。

（4）承诺邀请国内外机器人及自动化领域相关协会代表不少于10人。

（5）承诺邀请外埠机器人及自动化领域企业不少于100家。

（6）以上（2）（3）（4）人员不得交叉。

2.聚智·创变·共赢——机器人产业交流会嘉宾邀请

（1）承诺邀请国内外机器人及自动化领域行业专家、学者并发表演讲不少于5人。

（2）承诺邀请机器人嘉宾不少于160人。

（3）承诺邀请机器人及自动化领域企业不少于70家。

（4）以上（2）（3）人员可以交叉。

3.合志而生 聚智同行——机器人应用技术创新论坛嘉宾邀请

（1）承诺邀请国内外机器人及自动化领域行业专家、学者（《沈阳市人才认定标准》中的A类、B类、C类人才）并发表演讲不少于5人。

（2）承诺邀请嘉宾不少于80人。

（3）承诺邀请机器人及自动化领域企业不少于30家。

（4）以上（2）（3）人员可以交叉。

注：投标文件中须提供承诺函并加盖投标人公章，格式自拟；上述1项和2、3项嘉宾和企业可以有交叉，2、3项嘉宾和企业不可有交叉；中标单位自中标之日起，3个自然日内，提供1、2、3项所有邀请人员（包括：姓名、工作单位、职务、联系方式等）及企业名单，否则视为无法履约，取消中标资格。

3.2开幕式及主旨论坛

1.活动时间：2025年10月17日 08:30-12:00

2.物料准备：为与会嘉宾提供桌签、瓶装水、嘉宾证、会议资料、同声传译接收机及使用说明、大会纸袋、纸、铅笔等，共计400套。

3.人员安排：安排中、日、韩、英4种语言同声传译人员，不少于6人；安排2人及以上专业人员负责现场摄像、照相；安排2人及以上负责LED、音响、灯光等专业设备的技术保障工作；安排5人及以上负责为参加开幕式及主旨论坛嘉宾提供礼仪服务。

4.承诺征集不少于10种机器人及智能制造领域首发产品及创新技术进行现场发布、承诺协调华为公司，进行华为具身智能应用技术发布、承诺负责机器人及智能制造应用场景发布（投标文件中须提供承诺函及相应清单并加盖投标人公章，格式自拟）。

3.3首发产品及创新技术项目洽谈活动

1.安排2人及以上专人负责此项工作。

2.负责参会企业产品运抵新世界酒店后的搬运工作，主要有现场卸车、接货、拆包、就位等工作。

3.有详细的展品搬运指南，时间规划合理。

4.承诺邀请不少于10家国内外机器人及智能制造领域企业携最新产品进行现场展示，开展项目洽谈，产品要突出协作机器人、移动机器人、服务机器人。投标人要提供企业名称及产品清单（投标文件中须提供承诺函及相应清单并加盖投标人公章，格式自拟）。

5.承诺现场组织不少于20家机器人及智能制造领域企业与参加展示企业进行项目洽谈。投标人要提供对接企业清单（投标文件中须提供承诺函及相应清单并加盖投标人公章，格式自拟）。

3.4聚智·创变·共赢—机器人产业交流会

1.活动时间：2025年10月17日 13:30-15:30

2.物料准备：为与会嘉宾提供桌签、瓶装水、嘉宾证、会议资料、大会纸袋、纸、铅笔等，共计160套。

3.人员安排：安排2人及以上专业人员负责现场摄像、照相；安排2人及以上负责LED、音响、灯光等专业设备的技术保障工作；安排5人及以上负责为参加交流会嘉宾提供礼仪服务。

3.5合志而生 聚智同行—机器人应用技术创新论坛

1.活动时间：2025年10月17日 13:30-16:30

2.物料准备：为与会嘉宾提供桌签、瓶装水、嘉宾证、会议资料、大会纸袋、纸、铅笔等，共计80套。

3.人员安排：安排2人及以上专业人员负责现场摄像、照相；安排2人及以上负责LED、音响、灯光等专业设备的技术保障工作；安排5人及以上负责为参加论坛嘉宾提供礼仪服务。

3.6机器人+赋能新质生产力现场交流会

1.活动时间：2025年10月17日 15:30-17:30

2.人员安排：安排大巴车接送，视情况安排随行翻译人员，配备保障人员2名，现场讲解人员1人。

3.承诺邀请80家机器人及自动化领域企业参观沈阳新松机器人自动化股份有限公司，围绕机器人+赋能新质生产力进行现场交流。投标人要提供邀请企业清单（投标文件中须提供承诺函及相应清单并加盖投标人公章，格式自拟）。

3.7欢迎晚宴

1.活动时间：2025年10月16日 18:00-20:30

2.用餐服务：需提供200人用餐。

3.人员安排：安排2人及以上负责LED、音响等专业设备的技术保障工作；安排5人及以上负责为参加欢迎晚宴嘉宾提供礼仪服务。

4.物料准备：为与会嘉宾提供桌签、领导及重要嘉宾手卡等相关资料。

3.8智能制造企业沈阳行之走进科研院所、大学、企业及区县

1.活动时间：2025年10月18日 8:30-11:00

2.人员安排：设置京沈智能制造企业合作对接座谈会、走进中国科学院沈阳自动化研究所、走进东北大学、走进沈河、走进铁西、走进浑南6条线路，每条线路视嘉宾报名情况安排大巴车接送、安排随行翻译人员，每条路线配备保障人员2名。

3.负责与上述6条线路涉及单位进行沟通协调，组织现场参观、经贸交流活动等。

4.京沈智能制造企业合作对接座谈会，承诺邀请北京机器人及智能制造领域企业不少于10家、邀请沈阳机器人及智能制造领域企业不少于10家。中标单位自中标之日起，3个自然日内，提供企业名单（投标文件中须提供承诺函并加盖投标人公章，格式自拟）。

3.9人员、车辆、住宿及相关保障

1.与绿城喜来登酒店签署订房协议，保障外埠参会嘉宾住宿。

2.大会期间，安排志愿者100人、会务翻译30人。

3.大会开幕式及主旨论坛期间，租用安保设备，外聘保安40人。

4.在新世界酒店，10月17日中午，提供400名参会嘉宾自助午餐。

5.大会期间，租用轿车、中巴车、大巴车，用于保障参会嘉宾的会议期间交通需求（如酒店至会场、会场间转场、智能制造企业沈阳行等）。

注：以上3.1-3.9项，除3.4与3.5项人员和企业不可交叉外，其他可交叉。

四、宣传推广服务

4.1宣传推广视频制作

制作各类宣传视频；视频数量、时长根据实际宣传需求确定；在互联网媒体转载，抖音官网注册与匹配人群推送，腾讯朋友圈定向推送（适用移动和固定客户端，分辨率不小于1920x1080）。

4.2广告宣传

宣传方式包括但不限于：

1.大会户外广告宣传（包括但不限于会场外、地铁、公交站、青年大街路旗、全市主要公益广告屏）。

2.会前宣传（包括但不限于官方纸媒）。

3.在3家以上平台现场直播宣传大会盛况，邀请官方媒体现场报道。

4.会后媒体（包括但不限于官方纸媒）。

五、项目团队

5.1投标人应组建专业的项目管理团队，包括但不限于项目经理、设计负责人、工程技术负责人、财务负责人，负责本项目中标后的相关组织、协调及相关管理工作，总人数不低于5人。上述人员必须为投标人本单位正式在职员工，投标文件中须提供拟派人员名单及在本项目中担任的职务（中标后，采购人将核验相关人员的劳动合同，以及中标人为其缴纳社保的材料）。

5.2投标人应组建专业实施管理团队，包括但不限于项目经理、设计人员、工程技术人员、设备调控人员、质量把控人员，负责活动举办现场的相关协调工作，总人数不低于6人。其中，项目经理、设计人员必须为投标人本单位正式在职员工，投标文件中须提供拟派人员名单及在本项目中担任的职务（中标后，采购人将核验相关人员的劳动合同，以及中标人为其缴纳社保的材料）。

注：以上5.1与5.2项人员可以交叉；5.1与5.2项人员与3.2至3.9项人员可以交叉（3.4与3.5项人员不可交叉）。

六、活动保险

为本次大会活动期间投保相关保险，包括但不限于大会的综合保险等（涵盖财产损坏险、责任险、人身伤害险、营业中断风险及大会由于被保险人无法控制的原因而被取消的风险）。

七、其他

7.1投标人制定的设计方案，须经采购人确认后方可实施。

7.2本项目预算中不含相关外埠人员来沈的交通费用，不含点对点招商服务费用。

7.3投标人在投标报价时需充分考虑本项目服务清单中一至六项所列内容的费用支出、执行过程中的各项费用。在合同执行过程中，采购人将不再另行支付与本项目相关的任何费用。

7.4其他未尽事宜按采购人要求执行。

注：本章所有内容均为实质性要求，不得负偏离，否则按无效投标处理。