长沙市不动产登记中心不动产登记档案整理扫描项目合同公告

不动产登记档案整理扫描项目服务周期为3年，每年需完成40万卷（按结算计卷方式）档案的整理扫描工作，三年共计需完成120万卷（按结算计卷方式）档案整理扫描工作。

主要工作内容及计卷方式如下：

注：若因业务调整，新增其他业务类型，具体整理扫描计量规则，由乙方与甲方协商后确定，单价上限值不超过11.63元/卷。

1.技术要求

（1）档案出库

乙方按批次提取需要进行数字化的不动产登记资料原件到加工现场，区分不同档案类型，进行清点到盒（卷），核对资料数量，检查资料质量，并填写《长沙市不动产登记中心档案整理扫描出入库登记表》进行登记，不出现遗漏或重复登记。

（2）整理清分

按照各类型档案的整理要求进行分类、排序、折叠、组卷，不可混装；进行卷内纸质文件装订物去除，在不破坏档案原件的情况下去除易腐蚀的金属物、塑料夹（膜）等，并确保文件材料完好；对已破损文件材料进行修补、托裱；对非A4规格的文件材料折叠成A4规格，图纸按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-2009）进行折叠成A4规格；对褶皱不平影响扫描质量的原件进行压平或熨平等方式处理；对整卷文件材料进行规范排序、打码、核对（记录缺失项）。卷内材料应每1页材料编写1个页号。单面书写的材料应在右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上角、背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或者其背面；卷内目录、备考表不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始，采用打码机打印。编制备考表，备考表的编制应符合下列规定：

①立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员；

②检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；

③日期应为归档材料立卷装订完毕的日期。

（3）目录数据著录、建库

与长沙市不动产登记中心登记平台、档案系统对接，提取系统中数据进行档案数字化，根据《档案著录规则》(DA/T18-2022)要求进行案卷目录与卷内目录著录，著录的关键字段的正确率100%。建立案卷级目录数据和文件级目录数据库，并根据甲方的需求提供纸质和电子版的案卷目录及卷内目录。

卷内目录编制应符合下列规定 :

①顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编 1 个顺序号，不应重复、遗漏；

②材料题名应为材料自身的标题，不应随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容拟写一个标题；

③页次应填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号；

④备注应填写需注明的内容。

（4）打印

整理好的纸质档案打印相对应案卷封面、卷内目录、卷内备考表，所有打印纸张均由乙方自带，其中案卷封面纸张标准不低于100GSM，其他纸张不低于70GSM。

（5）扫描及图像处理

①扫描应根据资料幅面的大小选择相应规格的扫描设备，大幅面资料采用大幅面扫描仪；扫描图像必须与纸质文件材料一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。

②分辨率及保存格式：文件材料扫描分辨率不低于300dpi，图纸扫描分辨率不低于500dpi，若纸张较差及较薄等情况，在保持档案完整的前提下，根据文件材料情况进行特殊处理。

图像采用JPEG格式存储，另需保存一份符合纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）要求的双层PDF或双层OFD格式的数字化成果。

③文件命名：扫描形成影像文件命名必须与案卷号一一对应。

④图像处理应符合下列规定：

扫描图片居中显示，对出现偏斜的图像应进行纠偏处理；对方向不正确的图像应进行旋转还原；正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与纸质文件材料完全一致。

扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，需去除扫描留下的黑边、黑线、指印、阴影或污点，处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现资料原貌的原则；

彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边。

⑤所有文件材料（包括图纸）必须采用彩色模式扫描。

（6）档案装订、装盒

档案扫描完成后，应按甲方要求对纸质档案进行装订、装盒。并根据每盒档案内容，打印档案盒脊背信息，装订时要确保档案实体安全。档案盒由甲方提供。档案装订应符合下列规定：

归档文件装订前应检查是否满足装订要求，操作时不应损坏材料，不应对材料进行剪裁；

破损的或者幅面过小的材料应采用A4 白衬纸托裱，1页白衬纸应托裱1张材料，不应托裱2张及以上材料；

幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并预留出装订边际；

卷内材料应向左下角对齐，采用三孔一线装订，单独成册的大幅图纸不装订；

装订用品应满足归档文件有效保存的要求；

材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整。

（7）质检校验

对项目实施过程中涉及的整理清分、档案建目、档案扫描、图像处理、档案装订、装盒等全流程进行常规校验，确保达到档案整理及数字化要求。为全面提高档案信息资源库的完整性、准确性，校验由乙方在工作流程中常态化实施，甲方不定期抽检。乙方需按要求完成100%的一次质检和50%的二次质检，甲方再进行抽检。目录数据库与图像文件挂接错误，或者目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“检查不通过”。抽检的合格率达到≥99％才予以验收通过，合格率＝抽检合格的文件数/抽检文件总数×100％。

（8）数据挂接及查验

档案数字化工作过程中形成的著录信息数据与图像数据成品须按照甲方指定的要求进行命名，及时推送到长沙市不动产登记中心登记平台及档案系统中。挂接过程采用批量上传的模式，实现目录数据库与图像数据库的自动关联。乙方对挂接后的数据要进行查验，认真核查图像文件与目录数据是否上传成功，每一份图像文件与档案目录是否匹配，图像文件的页数与档案目录标注是否一致等，确保图像文件与目录数据对接准确无误。

（9）档案入库

将整理扫描装盒后的档案完整安全摆放到库房相应位置。档案出库到入库完成时间一般不超过5个工作日，如有特殊情况无法在5个工作日内完成，需在征求甲方同意后，进行记录。

（10）保密与安全

①乙方须提供参与本项目的所有工作人员名单、身份证复印件、无犯罪记录证明、社保证明以及岗位培训证明，确保其身份安全。

②项目实施过程中，乙方如需更换、增减工作人员，须提前向甲方报备，取得甲方同意后方可更换或者增减人员，并对其工作内容及成果进行脱密处理。

③乙方参与本项目的工作人员须接受甲方组织的档案保密安全培训，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》《保密法》、档案管理其他有关规定及甲方对档案管理要求。

④项目工作人员不得将个人物品、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、无关纸张及其他与该项目无关物品带入项目施工现场。乙方需为工作人员提供存放柜存放私人物品。

⑤乙方不得以任何形式复制纸质档案、离线的档案图像和档案目录数据等所有档案信息。现场工作时不得使用个人U盘、移动硬盘、数码相机等任何设备拷贝数据。

⑥乙方实施该项目所使用计算机、扫描仪等所有设备需符合保密管理要求，采用防泄露软件予以监控管理，不允许接入互联网，外接接口均按要求予以封闭，并编号登记报送给甲方备查。

⑦项目实施期间，若出现档案丢失、损毁、泄密等情况，视为乙方违约，将按有关规定严肃处理，情节严重的按规定承担相应法律责任。

⑧乙方及其所有工作人员须向甲方提供书面保密承诺并签订保密协议。

⑨乙方在项目完成、设备撤走时，所有存储设备交付甲方（如项目组所有使用过的计算机硬盘、移动硬盘及服务器等）。

⑩乙方须在项目实施现场安装全方位监控系统，监控视频保存时长不少于6个月，甲方可随时查看监控记录。项目完成并验收后，乙方可以撤走监控系统。

（11）工作记录

乙方须形成以上工作环节的书面记录，以备甲方检查。

（12）售后服务

因甲方对该项目采取的是抽检方式，乙方须为本项目提供免费质量保证期，免费质量保证期为自该项目所有内容实施完成并且验收合格之日起五年。维保内容为：对目录著录不准确、目录与图片不匹配、扫描图片不清晰、不完整、图片丢失等质量问题提供档案重新整理、扫描、著录、挂接等免费服务。质保期内提供免费维护整改，期间所发生的质量问题，由乙方负责免费解决。乙方须提供常设7天×24小时服务专线和长期的免费技术服务，乙方须在甲方通知后1小时内响应，24小时内处理完毕，不得影响甲方的正常工作。

甲方在使用过程中，发现图片错误、数据挂接错误、档案位置摆放错误等情况，乙方提供永久免费维护。

（13）数据备份

为确保不动产登记档案数据的安全性，乙方应定期对数字化成果进行备份，每天做好增量数据的备份，每周至少做好一次完全备份。在项目完成后，乙方须采用蓝光光盘形式，向甲方提交该项目完整备份数据成果。

根据项目需要组建项目组，由项目负责人及项目成员组成，投入本项目的团队人员41人，其中2人具有档案专业中级职称，其他人员均具备相应档案管理及数字化基础知识及相应的实操工作经验。

1.软件：乙方应具有档案数字化管理系统可用于此次项目实施，系统具备档案整理、扫描全流程的功能，包括但不限于自动生成档案案卷封面、卷内目录、备考表并能进行打印，目录著录、扫描、修图、质检、上传、备份、统计等功能；图像成果能采用TIFF或JPEG格式存储，另能生成符合纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）要求的双层PDF或双层OFD等格式。

乙方自带的档案数字化管理系统能与长沙市不动产登记平台及档案系统进行对接，通过甲方内网固定IP访问不动产登记库，甲方以视图的方式将档案数字化所需的数据推送至乙方，乙方按需进行数据提取并填充至其自带的档案数字化扫描系统界面进行整理扫描。档案整理扫描完成后，乙方将档案数字化成果（包含库表成果及扫描图片成果）传入甲方数据库及档案服务器，挂接至不动产登记平台及档案系统。乙方系统应具有将档案数字化成果推送至甲方系统的功能，能批量上传至甲方登记平台及档案服务器；自动检测功能，能自动检测是否上传成功，并反馈结果；自动比对功能，比对上传的目录与图片是否相符，数量是否准确，并反馈结果；并能对以上功能反馈结果形成日志。系统能实时监控档案数字化操作各环节，对可能出现的数据泄露及数据安全情况进行提醒和保护，可随时查看操作痕迹。若甲方流程优化或系统升级，乙方自带的档案数字化管理系统需免费及时进行优化，实现与甲方系统匹配。

乙方需在合同签订前完成与甲方系统对接及完善系统功能，如在合同签订前系统达不到投标文件中提供的功能描述说明的，取消其中标资格。

其他开展档案数字化工作所需要的软件。

2.硬件：乙方配备项目所需设备不少于以下标准：电脑33台（能满足高效著录、扫描、修图、打印等需求）；激光打印机6台；A4高速扫描仪5台（能双面高速扫描）；A3扫描仪4台；大图扫描设备2台（能扫描A0号图纸及以上尺寸）；档案盒背脊打印机3台（能打印5cm的档案盒脊背信息）；服务器3台（能满足项目周期内档案数字化流程操作、数据保存及备份等需求）；监控设备2套（每套设备各有2个摄像头，1个主机，能对项目实施场地进行全方位监控，监控视频保存时长不少于6个月）等。所有设备符合保密管理要求，并提供相关设备清单以及参数明细。

除以上软硬件及人员要求，乙方还需自备完成该项目内容所需的一切其他设备及档案耗材，包括但不限于档案整理、装订及数字化过程中所需材料，打印机、扫描仪等设备耗材，卷内目录、备考表及封面打印纸张(案卷封面纸张标准不低于100GSM)等材料，数量和质量须满足该项目进度和质量要求。

乙方应建立档案整理及数字化全流程组织管理、质量控制、进度控制、档案安全保密等机制，确保不动产登记档案整理扫描项目如期如质完成，并保证不动产登记档案及数据安全。