新抚区档案馆馆藏档案数字化服务采购项目竞争性磋商公告

一、服务内容

对新抚区档案馆约1500000页档案数字化扫描、400000条档案数字化著录和数据挂接等技术服务，以及购买基础硬件设施。加工内容包括：案卷整理（档案借调、案卷整理、编写页号、拆除装订、案卷级目录著录），文件级目录著录（必著项录入、涉及多人名条目，每条录入以5-10个人名为标准），原文数字化加工（档案扫描、图像处理、图像质检、图像抽检），索引（档案条、文挂接），数据备份，纸质档案装订还原、入库上架等工作流程。

二、报价要求

供应商按照磋商文件要求报价

三、总体技术要求

（一）档案数字加工要确保档案原件和信息安全。

（二）档案数字加工全过程要建立工作登记单。

（三）项目执行期间加工人员应服从采购人管理。

四、规范、标准和文件要求

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)

《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)

《档案著录规则》(DA/T 18-2022)

《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2017)

《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB 34/T 450-2004）

《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）

《纸质档案抢救与修复规范》（DA/T 64-2017）

《档案服务外包工作规范》（DA/T 68-2017）

《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）等

五、数字化加工基本要求

（一）档案整理、扫描加工要求

按照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2017)的要求进行档案数字化加工。

本次项目包括：案卷整理（档案借调、案卷整理、编写页号、拆除装订、破损档案统计、案卷级目录著录），文件级目录著录（必著项录入、涉及多人名条目，每条录入以5-10个人名为标准），原文数字化加工（档案扫描、图像处理、图像质检、图像抽检），索引（档案条、文挂接），数据备份，纸质档案装订并破损档案装具更换、入库上架等工作流程。

1.档案借调

（1）由供应商指定专人和采购人项目管理人员，共同从市档案馆相关部门借调纸质案卷，根据加工计划，确定借调案卷数量，填写详细的档案交接清单，借出待加工档案。

（2）档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单登记档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好交接记录。

2.案卷前处理

供应商须在档案扫描前对档案的完整性进行检查、对破损档案进行裱糊。原则上扫描过后的档案应与原件一致，如发现问题需与采购人工作人员联系确定如何修改。

（1）案卷拆除装订

对于需要扫描的档案，必须去除档案中原来的装订物，包括装订线绳、订书钉、铁夹等。拆除装订时需注意，不能造成档案破损，严格禁止用力手撕档案。对于一些用胶水粘贴以及拆卷后可能无法还原的档案，原则上不能做拆卷处理。 如有原案卷封面、目录、备考表及档案原文缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，必须作出标识，及时报采购人，并根据采购人要求进行修改，不得私自涂改页号；对破损、折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理，可以进行适当的压平、熨烫确保档案数字化质量。

拆卷后，需严格注意档案的排放顺序。禁止将不同卷的档案混放，同一卷的档案，按照卷内序号（编页号）的先后顺序依次排放。

（2）档案整理登记

供应商须制作并填写《档案扫描工作单》，详细记录档案整理过程中每份文件产生的问题以及修改过程与处理结果。

3.档案扫描

档案原件的扫描与存储格式符合国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31--2017)的要求。确保扫描图像清晰有效，并确保原始档案完好无损。

扫描人员严格按照规范填写《档案数字化流程单》《纸质档案扫描工作单》等，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

（1）扫描方式：根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的专业平板扫描仪或专业图纸扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案也可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描仪分区扫描成多幅图像。不得使用高速扫描仪。

较薄纸张（如信纸、便笺纸）：在用平板扫描仪扫描前，在纸张下加入白色打印纸作衬，并采用低速进行平板扫描。

破损纸张：先进行修复再扫描；将破损纸张夹入透明塑料薄膜内再扫描。

不拆卷档案：对于不能拆卷装订成册的档案采用零边距档案扫描仪。

（2）扫描色彩模式及格式

采用24位彩色模式进行扫描，原始图像扫描为JPEG格式。

（3）扫描分辨率

本项目要求采用彩色模式对档案进行扫描，其分辨率选择≥300dpi。照片档案、小幅面档案和其他特殊档案（如文字偏小、密集、清晰度较差等）采用≥600dpi 标准进行扫描。

4.图像处理

图像处理原则：经软件处理后的图像，其清晰度应保证100%不低于原件标准，图像打印效果（尺寸大小）保证与原件吻合。

（1）图像数据质量检验

①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

②由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

③发现文件漏扫时，应及时补扫，并按顺序插入图像。

④发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

⑤认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

（2）纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，倾斜度不得大于1度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（3）去污

对在扫描过程中产生的图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。 处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。

（4）图像拼接或分区扫描

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，可进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

（5）裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。但应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

5.图像文件的存储与命名

每一页档案单独扫描成一个图像文件，用JPEG格式保存，采用三位文件页号命名，位数不足时前面用0补足。原则上A4扫描文件大小每页不超过2MB，A0扫描每页不超过10MB。

6.数据挂接

（1）批量挂接

供应商应以批次为单位，在形成的目录数据与图像数据，通过自检环节确认为“合格”后，在档案综合管理平台批量挂接与目录数据对应的图像。

（2）挂接检查

供应商逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

7.档案装订

（1）认真核对档案页码，总数是否正确，核对文件排列顺序是否正确，发现错误及时纠正，不能处理的上报采购人项目管理人员。

（2）经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次整理整齐，用夹子固定，再装订成册。

（3）在整理过程中，如果发现文件无装订边，在装订时会造成危害文件字符时，应适度镶边后再装订。

（4）对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，需经采购人项目管理人员同意。打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符。

（5）系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。

装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。

（6）填写登记表。

及时将装订完毕的档案交库房管理员点收入库。

8.档案归还

档案归还前应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应向采购人申报；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。

采购人对归还的档案案卷进行抽检，档案完好无损、案卷质量达到档案整理要求，档案还原度达到100%方能验收通过，并做好验收、交接记录。归还档案，由采购人、供应商双方项目管理人员共同实施。纸质档案经采购人库房管理人员清点确认后，由供应商完成档案上架工作，并做好移交记录。

（二）目录著录要求

著录标准按照《档案著录规则》《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》要求和采购人的具体要求进行著录。

1.文件级目录著录

（1）按“卷”归档著录项：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、文件编号、保管期限、文件形成时间、起始页号、页数、密级、控制使用标识为必著项。

（2）按“件”归档著录项：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、全宗号、年度、机构（问题）、件号、题名、责任者、文件编号、保管期限、文件形成时间、页数、密级、控制使用标识为必著项。

2.文件级目录著录要求

（1）文件题名项著录应充分尊重档案原文，有正式题名的照录原有题名。没有题名或者原有题名不能完全反映档案内容，依据内容重新拟写题名，一般包括“责任者+事由+文种”三要素，拟写题名要充分利用摘由、事由、文件内容中的原有词汇，文种应保留原有文种。在做合并著录时，题名要准确概括所有文件内容，做到既完整明确，又简练通顺。

（2）事由指文件“到文面”或“呈批单”事由栏内、用以概括说明文件内容的文字，拟写题名时要认真参考。

（3）责任者是形成文件内容并对其负有责任的机构或个人，机构团体要著录准确全称或规范简称，个人责任者如有职务要写明职务，如无职务则须标明身份信息，如籍贯或工作生活所在地等。在确定文件责任者时要看以谁的名义行文，一般情况下，个人文书作者即是责任者；以单位负责人署名的公务文件责任者应为“行文单位+职务+人名”。往来行文时，不能将责任者与受文者混淆。

（4）文件形成时间（包含起始时间、终止时间）：一般公私文书、信札为发文时间；决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间；条约、合同、协议为签署时间；时间项一律采用公元纪年，其他特殊纪年转化为公元纪年，用8位阿拉伯数字表示，如“19890824”。考证时间用 []。

（5）语种指档案的书写文字。汉字文件不著录，非汉字文件须依据实际语种著录；汉字和其它文字并存的文件著录“汉日”、“汉英”等。

（6）附注指本条目录中需要特别解释和补充说明的事项，如档案实体状况、含特殊载体情况等。

（7）其他著录项按照采购人要求据实录入，在著录过程中发现工作要求没有明确的，应立即报告采购人项目管理人员，不能私自处理。

（8）个别档案书写潦草、涂改严重，或档案本身保存状况不佳、字迹模糊不清，如有字迹不清楚，须提报采购人项目管理人员，依然无法确定的情况下，可以在系统中录入“□”，难以计数的残缺文字用3个□表示。遇到难以辨认的字，任何人不能凭借猜测进行录入。

（三）项目管理要求

1.供应商在签订合同时应成立项目组，指定的项目经理至少具一年以上档案数字化项目管理经验，未经采购人同意不得随意更换项目经理，若项目经理不能满足采购人工作需求，应按采购人要求及时更换。供应商组建的加工团队，其中质检人员不低于15%，且加工人员应具有档案数字化工作经验。

2.供应商中标后应与采购人及时沟通，结合国家有关数字化规范、标准、制度、流程，并根据采购人实际需要，制定出科学合理的项目实施、过程管理、组织架构及人员配置、质量控制、安全保密、培训、员工考核及待遇、售后服务方案等。

3.加工现场布置要协调、整齐，数字化公司名称、工作区域均标识清楚、管理有序。工作人员要求统一着装，挂牌上岗，并遵守国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》以及采购人各项规章制度，不得在加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入加工场所，并保持工作场所干净、整洁。

4.项目由供应商提供加工服务所需的硬件（包括电脑、扫描仪等），并且自行提供档案数字化加工软件。软件除具有日常档案数字化功能以外，还需具备对敏感和危险操作进行记录，能够自动捕获操作人员、操作时间、设备记录等功能，以便提供追溯管理。整个项目实施过程中所需的硬盘、光盘等由供应商提供。

5.加工现场内所有纸质材料的销毁，必须经过采购人项目管理人员认可后方可销毁。项目验收通过后，供应商存储数据的硬盘须拆下交给采购人留存，供应商及服务人员均不得留取任何加工数据。

6.涉及项目人员调配、进度安排等决策问题，须由供应商负责人与采购人项目负责人直接协商解决。

7.每周工作5天，每天工作8小时，周六、周日休息。供应商如因进度等原因须利用休息日加班，应提前征得采购人同意。

8.验收由采购人负责组织，供应商应予以积极配合，并承担相应责任。

（四）档案安全保障要求

供应商须严格遵守《中华人民共和国档案法》《档案数字化外包安全管理规范》，以及国家、省、市及抚顺市新抚区档案馆相关保密规定和规章制度，与采购人签订安全管理责任书，自觉接受采购人检查监督，确保场所正常秩序和安全。档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。如档案有遗失、损坏等情况，采购人将视情节情况严重而定，轻者经济赔偿，重者将追究供应商的法律责任。供应商应与采购人签订保密协议，同时应做到：

1.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

2.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，供应商不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于供应商过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，供应商承担一切责任。

4.供应商对项目的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总、装订成册，在著录工作完成的同时建立起完整、规范的记录。并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

5.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、相机、mp3、mp4及其他移动存储介质。

6.完成项目后，双方均对本项目的技术、数据资料保密承担责任。

7.项目过程中须通过专业软件封闭数字化设备的信息出口（光驱、USB端口等），以确保保密安全。本次数字化项目完成后，各台计算机和服务器上的所有有关档案信息，未经采购人同意，任何人不得擅自修改、删除和拷贝。

六、质量验收及移交要求

(一)质量要求

1.质检内容：著录、图像、命名、挂接（有目录的）、装订还原。采购人质量检查必须以供应商先期质检合格为前提。著录中题名、责任者、形成时间、附注差错率不高于0.5%，其他著录项要达到100%；扫描、图处正确率要达到100%；数据挂接、纸质档案装订正确率要达到100%。

2.质检方式：采取抽检的方式进行检验，抽检比率不得低于20%，对于数据挂接，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率必须达到99％以上。如数据检验合格率未达到以上标准且经供应商确认后，将数据全部进行检查并修改，直到合格。

3.移交数据时工作登记单一并移交，经采购人验收通过后，办理正式移交手续。

(二)质量控制措施

质量控制应以供应商自检为主的方式进行。

1.供应商的自检应达到100％。

2.加工差错率不得超过合同规定标准，批次检查未达到质量标准的档案，成批退回重新加工，并视情况按合同规定给予相应惩处。

(三)档案的移交、归还要求

1.档案按全宗或批次移交、归还，需固定专人负责，不得随意更换。

2.在移交、归还过程中，如发现私自保留或损毁档案等行为，将依法追究法律责任。

3.项目结束后，供应商须将加工时应用的，具有存储功能的介质留存给采购人。

七、售后服务要求

（一）售后服务期限：提供为期 12 个月的质保期服务，质保期以正式验收第二日起算。

（二）售后服务问题解决时间：（1）质保期内软件发生故障时，供应商应在接到采购人通知后针对故障类型，可选择现场技术支持和离线技术支持。

（2）采购人可针对实施内容与项目成果中的各项问题拨打供应商的电话支持热线。供应商应快速、及时地响应采购人服务要求，提供电话支持服务，24小时内解决用户问题。

（3）质保期内供应商向采购人免费提供软件维保服务。（4）数字化项目实施期间供应商无偿为采购人提供技术支持及培训。